使用科研经费购置仪器设备的流程说明(2019年)

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教师使用科研经费购置台式计算机、便携式计算机、扫描仪、打印机、照相机等仪器设备时,依照工信部和学校相关规定,需按照以下步骤进行:

1.确认预算

确保科研经费使用计划中有相应的购置预算项目,并且尚未超支,此项可向科研院查询;

2.确认型号、价格、采购渠道,并填报采购申请单

通过实体店、中央政府采购网、正规互联网供应商(如苏宁易购、京东商城),确定自己所需设备的型号规格、报价;

在学校国有资产与实验管理处网站下载《南京理工大学仪器设备采购申请单》并填写。其中“经费来源”填经费本号,购置方式按照相应的供货渠道填写“自购”、“网购”、“央采”,最后经学院分管领导、科研院相关部门、国资处实验室管理科审核批准;如使用经管院配套的经费可免除科研院审批环节;

3、联系供货、发票与合同

按照《南京理工大学仪器设备采购申请单》上填写的设备名称、型号规格等联系商家供货。

发票包括:增值税专用发票(两联)、增值税普通发票、普通发票。以上类目的电子发票亦可用于报销。

实体店自购且发票总价10000元以上的,需要供应商提供合同,并到国资处采购科盖合同专用章;在苏宁易购、京东商城网购的不需要合同。

4.网上验收

使用IE浏览器登陆学校国资处“国有资产管理平台”(用户名为本人八位工资号,首次登陆密码为八位工资号或工资号后五位,首次登陆后需先修改密码);

进入该平台→资产验收入账→发送验收申请,填写相关信息。

其中计划编号填法:

1)使用科研经费购买的:选择国资处计划外设备→201900003-1

2)使用经管院配套经费购买的:选择国资处计划外设备自筹经费→201900003-3

发票、设备(外观照一张)及合同拍照并作为附件上传,网购无合同的可以用订单代替。全部完成后提交,国资处审核后会给出固定资产设备编号;

获得固定资产设备编号后,再次登陆国有资产管理平台→资产验收入账→查询验收申请,下载并打印“仪器设备验收单”;

*“国有资产管理平台”填报信息的几点提醒:

1)登陆“国有资产管理平台”填报资产相关信息时,计划金额必须与验收金额保持一致;

2)相关“资产名称”统一如下:台式计算机、便携式计算机、平板电脑、激光打印机、激光多功能一体机、液晶显示器(单独购买显示器时)、数码照相机等;

3)单据号为发票号码;

4)设备发票、外观、订货合同(无合同时用订单代替)拍照后作为附件上传。

5.报销

凭仪器设备采购申请单、发票、仪器设备验收单(财务报销联)、合同、经费本等到学校财务处报销。如果是增值税专用发票(两联)的,还需将设备外观、含有设备出厂编号铭牌的照片合并打印到一张A4的纸上,并附上教师所在单位名称、设备名称、型号规格,作为报销用附件一并提交。

 

 

经管院

2019-8-30

 


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